Chi tiết bài viết

Danh thiếp (meishi) đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh ở Nhật Bản. Bạn không thể tham gia các cuộc họp hoặc sự kiện chính thức mà không mang theo danh thiếp, vì điều này có thể khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Việc trao danh thiếp không chỉ là cách để giới thiệu bản thân mà còn để thiết lập kết nối trong môi trường công việc.

Danh Thiếp Kinh Doanh Nhật Bản

Danh thiếp Nhật thường có thiết kế đơn giản nhưng rõ ràng và đầy đủ thông tin quan trọng. Dưới đây là những yếu tố cần có trên một danh thiếp:

• Tên công ty và logo: Tên công ty được viết to ở phía trên cùng của danh thiếp. Logo không bắt buộc, nhưng sẽ tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu.
• Họ tên: Họ tên đầy đủ của bạn phải được viết rõ ràng, với họ trước, tên sau. Nếu có chức danh, bạn có thể ghi bên dưới tên.
• Chức vụ và phòng ban: Chức danh nên được ghi kèm để người nhận dễ xưng hô phù hợp.
• Thông tin công ty: Ghi rõ địa chỉ của trụ sở hoặc chi nhánh liên quan và số điện thoại liên hệ.
• Thông tin cá nhân: Ghi địa chỉ email công việc và số điện thoại công ty. Bạn cũng có thể thêm thông tin mạng xã hội chuyên nghiệp như LinkedIn.
• Bản dịch: Nếu bạn đến từ quốc gia khác, nên có bản dịch tiếng Nhật ở mặt sau danh thiếp để tạo sự thuận lợi trong giao tiếp.

Nghi Thức Trao Danh Thiếp

Trao đổi danh thiếp ở Nhật Bản là một nghi thức thể hiện sự tôn trọng và mong muốn xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp. Nó có quy tắc cụ thể phản ánh giá trị và chuẩn mực văn hóa Nhật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trao đổi danh thiếp trong bối cảnh kinh doanh Nhật Bản:

1. Luôn mang đủ danh thiếp

Bạn cần đảm bảo mang đủ danh thiếp để trao cho tất cả những người tham dự cuộc họp. Không đủ danh thiếp sẽ bị coi là thiếu chuẩn bị và có thể ảnh hưởng đến sự thành công của cuộc gặp.

2. Sử dụng hộp đựng danh thiếp

Chuẩn bị danh thiếp trong một hộp đựng chuyên nghiệp để giữ chúng ngăn nắp, tránh hư hỏng, và dễ dàng trao nhận. Hộp đựng có thể được làm từ các chất liệu như da, kim loại, gỗ hoặc nhựa. Hộp đựng danh thiếp nên để trong túi áo ngực hoặc túi xách.

3. Các nguyên tắc cơ bản khi trao đổi danh thiếp

Khi trao danh thiếp, bạn nên đứng đối diện để thể hiện tính trang trọng. Tránh đưa danh thiếp qua bàn. Hãy trao danh thiếp với mặt chữ hướng về phía người nhận để họ có thể đọc dễ dàng. Khi nhận danh thiếp, cúi người nhẹ để thể hiện sự biết ơn.

4. Sử dụng cả hai tay

Khi trao hoặc nhận danh thiếp, luôn sử dụng cả hai tay. Nếu bạn vừa trao và nhận danh thiếp cùng lúc, hãy dùng tay phải để trao danh thiếp và tay trái để nhận danh thiếp của người khác. Sau đó, cả hai tay cùng giữ danh thiếp của người khác.

5. Xem xét danh thiếp cẩn thận

Dành một chút thời gian để xem xét danh thiếp bạn nhận được. Điều này thể hiện sự quan tâm thực sự đến người đối diện và thông tin của họ. Đặc biệt chú ý đến chức vụ vì địa vị trong kinh doanh Nhật Bản rất quan trọng. Bạn có thể đọc tên họ lên để kiểm tra cách phát âm.

6. Đưa ra lời khen và cảm ơn

Sau khi xem xét danh thiếp, bạn có thể đưa ra lời khen về thiết kế, bày tỏ sự quan tâm đến công ty của họ hoặc khen chức danh của người nhận. Bạn cũng nên nói lời cảm ơn bằng cách nói "arigatou gozaimasu" (cảm ơn rất nhiều) hoặc "choudai itashimasu" (tôi rất vui lòng nhận).

7. Cất giữ danh thiếp đúng cách

Sau khi trao đổi danh thiếp, bạn nên giữ danh thiếp của người nhận trên bàn trước mặt trong suốt cuộc họp. Đặt chúng trên hộp đựng danh thiếp và đặt phía bên trái của bàn. Nếu nhận nhiều danh thiếp, hãy đặt danh thiếp của người có địa vị cao nhất lên trên hộp và sắp xếp các danh thiếp khác thành hàng trên bàn.

8. Không viết lên danh thiếp

Tránh viết lên danh thiếp trừ khi đó là một phần của nghi thức kinh doanh đặc biệt. Viết lên danh thiếp có thể bị coi là thiếu tôn trọng.

9. Tuân theo thứ tự trao đổi

Có hai quy tắc khi trao đổi danh thiếp tại Nhật. Thứ nhất, khi đến thăm công ty khác vì mục đích bán hàng, nhóm đến thăm sẽ trao danh thiếp trước, bắt đầu từ người có cấp bậc cao nhất. Thứ hai, khi gặp gỡ hoặc tham dự sự kiện, những người có cấp bậc thấp sẽ trao danh thiếp trước. Trong trường hợp có nhiều người, bắt đầu trao đổi với người có địa vị cao nhất.

Nếu Quên Mang Danh Thiếp Thì Sao?

Nếu không mang danh thiếp, bạn cần xin lỗi lịch sự và giải thích tình huống. Sự trung thực và khiêm tốn được đánh giá cao trong văn hóa Nhật Bản, và một lời xin lỗi chân thành có thể giải quyết vấn đề này. Bạn vẫn có thể xin danh thiếp của người khác và chia sẻ thông tin liên lạc của mình bằng lời nói, sau đó gửi email cảm ơn và cung cấp thông tin chi tiết của bạn.

Kết luận Trao đổi danh thiếp ở Nhật không chỉ là hình thức mà còn là bước quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và thể hiện sự tôn trọng. Tuy nhiên, để hiểu văn hóa của một công ty, việc trao đổi danh thiếp chỉ là bước khởi đầu.