Kaizen: Triết Lý Cải Tiến Liên Tục Trong Doanh Nghiệp

Bài viết này sẽ giải thích về khái niệm kaizen, phương pháp 5S, chu trình PDCA, 8 loại lãng phí, lợi ích của kaizen, và các ví dụ về việc áp dụng kaizen trong thực tế.

Khái Niệm Kaizen

Kaizen (改善、かいぜん) có nghĩa là cải tiến trong tiếng Nhật. Đây là một phương pháp khuyến khích mọi thành viên trong tổ chức không ngừng cải tiến bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng tích cực mỗi ngày.

Chữ 改 có nghĩa là thay đổi, và chữ 善 nghĩa là tốt hoặc cải thiện, vì vậy kaizen nghĩa đen là thay đổi để tốt hơn, hay còn được hiểu là cải tiến liên tục. Mục đích của kaizen là loại bỏ các yếu tố lãng phí (Muda, 無駄), sự không đồng đều (Mura, 斑), và quá tải (Muri, 無理).

Kaizen đã được sử dụng trong các nhà máy và văn phòng tại Nhật Bản từ thập niên 1950, nổi lên từ ngành công nghiệp sản xuất sau Thế Chiến II. Hiện nay, triết lý này được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Masaaki Imai, người sáng lập Tập đoàn Tư vấn Kaizen Institute vào năm 1986, đã góp phần giới thiệu kaizen đến các công ty phương Tây và giúp triết lý này trở nên phổ biến trên toàn thế giới.

Điểm nổi bật của kaizen là tạo ra những cải tiến nhỏ, không cần đầu tư lớn. Những mục tiêu như cải thiện thời gian thực hiện từ 1 phút xuống còn 30 giây, giảm tai nạn bằng cách bố trí lại công cụ, dán nhãn để dễ nhận biết, và giảm thiểu lãng phí đều được thực hiện từng bước nhỏ.

Phương Pháp Kaizen 5S

5S là một phương pháp để triển khai kaizen tại nơi làm việc, bao gồm 5 hành động cụ thể:

Seiri (整理) - Sắp xếp: Tổ chức lại tất cả các vật dụng trong nơi làm việc để không mất thời gian tìm kiếm, đơn giản hóa quá trình kiểm kê, loại bỏ những vật không cần thiết để có thêm không gian, và tránh tai nạn do để đồ sai chỗ.
Seiton (整頓) - Sắp đặt theo trật tự: Bố trí vật dụng và công cụ sao cho tối ưu hóa chức năng của chúng, nhằm tạo ra sự ngăn nắp và luồng công việc suôn sẻ.
Seiso (清掃) - Vệ sinh: Giữ nơi làm việc sạch sẽ và kiểm tra công cụ, máy móc thường xuyên để tạo ra môi trường làm việc an toàn, thoải mái, tránh lỗi và sản phẩm bị lỗi.
Seiketsu (清潔) - Chuẩn hóa: Xây dựng các quy trình chuẩn hóa cho việc sắp xếp, vệ sinh và kiểm tra nơi làm việc. Mục tiêu là để mọi người đều có thể dễ dàng học và áp dụng các quy trình này.
Shitsuke (躾) - Duy trì: Phát triển tính tự giác của nhân viên để biến các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, và Seiketsu thành thói quen.

Chu Trình PDCA

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), còn được gọi là chu trình Shewhart hay Deming, là một cách tiếp cận khác trong kaizen:

Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và những bước cần thực hiện để cải tiến hoặc giải quyết vấn đề.
Do (Thực hiện): Thực hiện kế hoạch theo đúng dự định, bắt đầu từ quy mô nhỏ.
Check (Kiểm tra): Sau khi thay đổi, kiểm tra kết quả để xem có đạt được mục tiêu hay không.
Act (Hành động): Nếu kết quả không như mong đợi, cần quay lại bước lập kế hoạch và điều chỉnh. Nếu kết quả đạt yêu cầu, có thể mở rộng áp dụng và tiếp tục lặp lại chu trình.

8 Loại Lãng Phí (Muda)

Muda (無駄) là thuật ngữ tiếng Nhật chỉ sự lãng phí. Một trong những mục tiêu của kaizen là loại bỏ lãng phí để tạo ra quy trình hiệu quả hơn. Taiichi Ohno, người sáng lập Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), đã phát triển khái niệm Muda với 7 loại lãng phí ban đầu, sau này được mở rộng thành 8 loại:

Sản xuất dư thừa: Quá nhiều sản phẩm dẫn đến lãng phí năng lượng, không gian lưu trữ, chi phí tài chính, và chính sản phẩm.
Chờ đợi: Thời gian chờ đợi không mang lại giá trị, nên cần thay đổi quy trình công việc hoặc sắp xếp nhân viên để tránh lãng phí.
Vận chuyển: Di chuyển vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất tiêu tốn thời gian, năng lượng và tăng nguy cơ hư hỏng.
Chuyển động: Cả nhân viên và sản phẩm không nên di chuyển vô ích. Nhân viên không nên mất thời gian tìm kiếm công cụ hay đi lại nhiều lần.
Quá trình thừa: Làm việc quá mức so với yêu cầu khách hàng, như thêm các bước không cần thiết trong quy trình hoặc sử dụng công cụ quá chất lượng so với yêu cầu.
Tồn kho dư thừa: Giữ sản phẩm, vật liệu hay dữ liệu quá mức cần thiết dẫn đến chi phí lưu trữ, rủi ro hư hỏng trước khi sử dụng.
Lỗi sản phẩm: Sản phẩm bị lỗi dẫn đến lãng phí tất cả các bước sản xuất. Việc sửa hoặc loại bỏ đều gây tốn kém.
Không sử dụng kỹ năng và kiến thức: Lãng phí tiềm năng và nguồn nhân lực khi không đào tạo nhân viên đầy đủ hoặc không lắng nghe phản hồi của họ.

Lợi Ích của Kaizen

Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và thoải mái cho nhân viên
Nhân viên năng suất hơn và hạnh phúc hơn
Sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp và quy trình làm việc hiệu quả
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Đánh giá và cải tiến liên tục

Ví Dụ Áp Dụng Kaizen

Giữ mọi vật dụng ở đúng vị trí và trả lại ngay sau khi sử dụng để dễ tìm kiếm
Đặt kho lưu trữ thiết bị gần nơi làm việc
Vệ sinh khu vực làm việc hằng ngày
Kiểm tra nơi làm việc và thiết bị khi vệ sinh
Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên mới để họ nhanh chóng thích nghi

Kaizen đã được duy trì qua nhiều thập kỷ nhờ hiệu quả của nó đối với quá trình sản xuất. Văn hóa này chứng minh rằng việc kết nối nhân viên và phát triển tư duy giải quyết vấn đề mang lại kết quả tích cực hơn cho doanh nghiệp. Không phải là sự đổi mới lớn lao, mà là những thay đổi nhỏ, liên tục và đều đặn mà bạn có thể bắt đầu ngay từ ngày mai.

Chi tiết bài viết