Chi tiết bài viết

Nếu bạn muốn xây dựng sự nghiệp tại Nhật Bản, học về HoRenSo là cách tuyệt vời để bắt đầu. Nhiều người nước ngoài làm việc trong các công ty Nhật gặp khó khăn khi thích nghi với phong cách giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Dù ban đầu họ có thể làm việc rất tốt, khoảng cách về giao tiếp có thể khiến họ gặp rắc rối.

Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn! Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ HoRenSo là gì, tại sao cần thực hiện và tại sao nó quan trọng đối với sự phát triển sự nghiệp của bạn.

HoRenSo Là Gì?

HoRenSo (ほうれんそう) có nghĩa là "rau bina" trong tiếng Nhật. Bạn có thể thắc mắc rau bina có liên quan gì đến đạo đức làm việc. Thực tế, điều quan trọng không phải là rau bina mà là ba từ: Houkoku, Renraku, và Soudan - viết tắt thành HoRenSo. Đây là ba nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh tại Nhật Bản.

• Houkoku (報告; ほうこく): Báo cáo.
• Renraku (連絡; れんらく): Thông báo.
• Soudan (相談; そうだん): Thảo luận, xin ý kiến.

Khái niệm này được giới thiệu bởi CEO của công ty Yamanata Security, Tomiji Yamazaki. Ông viết về việc áp dụng HoRenSo trong cuốn sách xuất bản năm 1982, Củng Cố Công Ty Của Bạn Với Ho-Ren-So. Từ đó, HoRenSo trở nên phổ biến và được áp dụng tại nhiều công ty ở Nhật.

Các Thành Phần của HoRenSo

Houkoku (Báo Cáo)

Là nhân viên, bạn cần liên tục báo cáo với cấp trên. Trong các công ty Nhật, quá trình làm việc và kết quả đều quan trọng như nhau. Quản lý cần biết tất cả các bước tiến độ của công việc vì đó là trách nhiệm của họ.

Ngay cả khi bạn gặp vấn đề nhỏ hoặc phạm lỗi, bạn cũng cần phải báo cáo. Không ai có quyền tự mình đưa ra quyết định mà không thông báo trước. Báo cáo kịp thời giúp quản lý nắm được tình hình và hỗ trợ khi cần thiết.

Renraku (Thông Báo, Liên Lạc)

Renraku là việc truyền tải thông tin ngắn gọn và nhanh chóng giữa các đồng nghiệp. Điểm khác biệt giữa renraku và houkoku là renraku có thể được bắt đầu bởi bất kỳ ai, không chỉ nhân viên mà cả quản lý.

Khi thông báo, bạn nên chỉ đề cập đến các thông tin thực tế, không đưa ý kiến cá nhân hay thông tin không cần thiết. Ví dụ, nếu bạn đến muộn trong cuộc họp, bạn nên thông báo ngay cho đồng nghiệp để họ có thể biết và hỗ trợ.

Soudan (Thảo Luận, Xin Ý Kiến)

HoRenSo khuyến khích nhân viên thảo luận và xin ý kiến từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Việc tham khảo ý kiến không có nghĩa là bạn kém cỏi hay phụ thuộc mà là để bao gồm ý kiến của người khác. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và công sức vào hướng đi sai.

Giao Tiếp Hiệu Quả Hay Quản Lý Vi Mô?

HoRenSo có thể khiến người nước ngoài cảm thấy giống như quản lý vi mô vì nhân viên phải thường xuyên báo cáo và thông báo. Tuy nhiên, HoRenSo khác với quản lý vi mô. Nhân viên được trao quyền tự do đề xuất ý tưởng, điều chỉnh hướng đi và quản lý tiến độ, trong khi quản lý chỉ đóng vai trò giám sát và hỗ trợ khi cần thiết. Nhờ đó, những sai sót nhỏ có thể được khắc phục ngay lập tức thay vì đợi đến khi hoàn thành mới nhận ra.

Tại Sao HoRenSo Quan Trọng?

HoRenSo cần thiết để đảm bảo giao tiếp hiệu quả và giúp công ty hoạt động trôi chảy. Giao tiếp liên tục giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và nhân viên, tăng cường sự tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.

Dù có nhiều ý kiến trái chiều, HoRenSo vẫn phù hợp với văn hóa kinh doanh Nhật Bản, nơi mà làm việc nhóm và quy trình công việc có giá trị không kém phần kết quả. Nếu bạn muốn làm việc ở Nhật Bản, việc học và thực hành HoRenSo là cần thiết để hòa nhập tốt hơn.